JENGAL YAZILIM KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

Kişisel verileriniz, Jengal Yazılım tarafından aşağıda belirtilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 1: Kayıt Ortamları

Elektronik Ortamlar

Elektronik Olmayan Ortamlar

  1. Ağ cihazları,
  2. Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri Yazılımlar (ofis yazılımları)
  3. Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)
  4. Çıkartılabilir Diskler (USB, Hafıza Kartı vb.)
  5. Kişisel Bilgisayarlar (Masaüstü, Dizüstü)
  6. Mobil Cihazlar (telefon, tablet vb.)
  7. Optik Diskler (CD, DVD, vb.)
  8. Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
  9. Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
  10. Yazılımlar (ofis yazılımları)
  11. Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
  1. Arşiv
  2. Kağıt
  3. Manuel Veri Kayıt Sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
  4. Yazılı, basılı, görsel ortamlar
  5. Birim dolapları.

1. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Jengal Yazılım tarafından; şirket ortakları, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, çalışan, çalışan adayları, stajyer, stajyer adayları, şirket müşterileri, müşteri adayları, müşteri yetkilisi ve çalışanları, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, tedarikçiler, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ziyaretçiler, danışman ve üçüncü kişiler, iş ortakları, ürün veya hizmet alan kişiler ile herhangi bir nedenle Jengal Yazılım nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kanun, Yönetmelik ve ilgili mevzuatta yer alan usul ve esaslara uygun olarak işlenebilmekte, saklanmakta ve imha edilmektedir.
Bu kapsamda, saklama ve imhaya ilişkin açıklamalara aşağıda yer verilmiştir.

1.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

KVKK’nın 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6 maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Buna göre, Jengal Yazılım faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

1.1.1 Saklamaya İlişkin Hukuki Sebepler

Jengal Yazılım faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplerle işlenebilmektedir.

  1. İlgilinin açık rızası
  2. Kanunlarda açıkça öngörülmesi (6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, 5411 Sayılı Bankacılık Kanunu, Özürlü, Eski Hükümlü ve Terör Mağduru İstihdamı Hakkında Yönetmelik, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik, 2004 Sayılı İcra ve İflas Kanunu, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, 4857 Sayılı İş Kanunu, İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik, Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Bu Kanunlar Uyarınca Yürürlükte Olan Diğer Düzenlemeler)
  3. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması
  4. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
  5. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
  6. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
  7. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
  8. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

1.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Jengal Yazılım, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

  1. Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  2. Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
  3. Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  4. Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
  5. Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
  6. Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  7. Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
  8. Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  9. Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  10. Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
  11. Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
  12. Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
  13. Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
  14. Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
  15. Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  16. Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
  17. İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  18. İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  19. İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
  20. İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
  21. İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  22. İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
  23. İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  24. Kalite Standartlarının Sağlanması
  25. Kurum Binasına Giriş ve Çıkışların Kontrol Altında Tutulması ve İzinsiz Girişlerin Engellenmesi
  26. Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
  27. Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
  28. Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
  29. Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
  30. Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  31. Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
  32. Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
  33. Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
  34. Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  35. Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
  36. Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  37. Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi
  38. Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
  39. Talep / Şikayetlerin Takibi
  40. Ücret Politikasının Yürütülmesi
  41. Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
  42. Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
  43. Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi
  44. Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  45. Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
  46. Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  47. Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi
  48. Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
  49. Ürün Faturalarının Düzenlenmesi
  50. Ürün Satış Politikasının Yürütülmesi

1.2 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel Verileriniz;

  1. İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması,
  2. İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  3. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
  4. KVKK’nın 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Jengal Yazılım tarafından kabul edilmesi,
  5. Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması,
  6. Jengal Yazılım’ın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya KVKK’da öngörülen süre içerisinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  7. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

Hallerinde, Jengal Yazılım tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

2. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Jengal Yazılım tarafından re’sen veya İlgili Kişi’nin başvurusu üzerine, yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri kendiliğinden silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Jengal Yazılım tarafından seçilir. Ancak, ilgili kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilir.

3.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilme işlemidir. Jengal Yazılım tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 2’de belirtilen şekillerde silinir;

Tablo 2: Kişisel Verilerin Silinmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklamalar

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler

Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak /silinerek karartma işlemi de uygulanır.

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

Veri Tabanında

Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinir.

Şirket Bilgisayarlarında

Kişisel veriler kimlik doğrulama ile erişim sağlanır ve işletim sistemi komutları kullanılarak silinir.

3.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Jengal Yazılım tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 3’te belirtilen şekillerde yok edilir;

Tablo 3: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklamalar

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Fiziksel Yok Etme

Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel Yok Etme

Kişisel Veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanmaktadır.

Bulut Ortamında Tutulan Kişisel Verileri Yok Etme Yöntemleri

Yazılımdan

Güvenli Olarak Silme

Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

3.3 Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Jengal Yazılım tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 4’te belirtilen şekillerde anonim hale getirilir;

Tablo 4: Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklamalar

Bölgesel Gizleme

Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.

Değişkenleri Çıkarma

İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır.

Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.

Genelleştirme

Birçok kişiye ait kişisel verilerin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.

Maskeleme

Veri maskeleme, kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.

Veri Değiş Tokuşu

Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.

4. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Kişisel verilerin saklanma süreleri belirlenirken yasal düzenlemelerin getirmiş olduğu yükümlülükler Jengal Yazılım tarafından göz önünde bulundurulmaktadır. Yasal düzenlemeler dışında, kişisel verilerin işlenme amaçları ve Jengal Yazılım‘ın söz konusu kişisel veriyi işlemesindeki meşru menfaati göz önünde bulundurularak saklama süresi belirlenmektedir. Bu kapsamda öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, ilgili mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süre kadar kişisel veriler muhafaza edilmektedir. İlgili mevzuatta bir süre öngörülmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kurul tarafından aksi yönde bir karar alınmadıkça, kişisel verileri silme, yok etme ya da anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Jengal Yazılım tarafından seçilir.

Tablo 5: Saklama Süreleri

VERİSİ İŞLENEN KİŞİ GRUBU

VERİ KATEGORİSİ

VERİ SAKLAMA SÜRESİ

Çalışan

Kimlik, Lokasyon, İletişim, Özlük, Hukuki İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, İşlem Güvenliği, Mesleki Deneyim, Görsel-İşitsel Kayıtlar, Biyometrik Veri, Görev ve Unvan Verisi, Çalışan Yakını Bilgisi.

İş Akdinin Feshinden İtibaren 10(On) Yıl Süre İle Saklanır.

Çalışan

Sağlık

İş Akdinin Feshinden İtibaren 15(On Beş) Yıl Süre İle Saklanır. (İş Sağlığı Ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği Md. 7)

Çalışan Adayı

Kimlik, İletişim, Hukuki İşlem, Mesleki Deneyim, Görsel-İşitsel Kayıtlar, Biyometrik Veri, Görev ve Unvan Verisi.

İşe Başvuru Tarihinden İtibaren 6 Ay, İş Akdinin Feshinden İtibaren 10 Yıl

Eğitmen

Kimlik, İmza, Finans

Eğitimin Bitiminden İtibaren 1 Ay

Müşteri

Kimlik, iletişim, imza, Pazarlama, Görsel ve İşitsel Veri

Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl

Müşteri Şirket Yetkilisi

Kimlik, İletişim, İmza

Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl

Müşteri Çalışanı

Kimlik, İletişim

Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl

Ziyaretçi

Kimlik, Fiziksel Mekan Güvenliği

Ziyaretçi Kaydının Oluşturulduğu Tarihten İtibaren 6 Ay

İnternet Sitesi Ziyaretçisi

Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği

Kaydın Oluşturulmasından İtibaren 2 Yıl

Ürün/Hizmet Alan Kişi

Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Müşteri İşlem,

Hizmet Alan Kişinin Satın Almış Olduğu Her Bir Ürün/Hizmetin Sunulmasından İtibaren Türk Borçlar Kanunu Md.146 İle Türk Ticaret Kanunu Md.82 Uyarınca 10(On) Yıl Süre İle Saklanır.

Ürün/Hizmet Alan Kişi

Fiziksel Mekan Güvenliği

Olağan Zamanlarda 3 Ay, Adli Vakalarda Dava Zamanaşımı

Jengal Yazılım’ın iş birliği içinde olduğu Kurum/Firmalar 

Kimlik, İletişim Bilgisi, Finansal Bilgiler,

İş/Ticari İlişkisi Süresince Ve Sona Ermesinden İtibaren Türk Borçlar Kanunu Md.146 İle Türk Ticaret Kanunu Md.82 Uyarınca 10 Yıl Süre İle Saklanır.

Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre öngörülmüş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması durumunda, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

4.1 İmha Süreleri

Jengal Yazılım, KVKK, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, KVKK’nın 13. maddesine istinaden Jengal Yazılım’a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

  1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Jengal Yazılım talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Jengal Yazılım’ın talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini, resmi internet sitesinde ilan edilmiş olan Jengal Yazılım, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. Jengal Yazılım, her halde yapılan işlemle ilgili, ilgili kişiye bilgi verir.
  2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Jengal Yazılım tarafından KVKK’nın 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

4.2 Periyodik İmha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Jengal Yazılım işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Jengal Yazılım, Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereği periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir.

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesiyle KVKK’nın 6. maddesinin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Jengal Yazılım tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

5.1 Teknik Tedbirler

Jengal Yazılım tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda belirtilmiştir.

  1. Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
  2. Jengal Yazılım, işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
  3. Sızma (Penetrasyon) testleri ile Jengal Yazılım tarafından bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
  4. Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
  5. Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
  6. Jengal Yazılım, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
  7. Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
  8. Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir
  9. Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
  10. Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
  11. Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  12. Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
  13. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  14. Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
  15. Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
  16. Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  17. Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
  18. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
  19. Şifreleme yapılmaktadır.

5.2 İdari Tedbirler

Jengal Yazılım tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda belirtilmiştir.

  1. İmha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
  2. Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli önlemleri almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
  3. Teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla gizlilik sözleşmesi imzalar, ilgili üçüncü kişilerin işbu gizlilik sözleşmesindeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni göstermektedir.
  4. İmha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını periyodik olarak denetlemekte, gereken önlemleri almaktadır.
  5. Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin yönetmeliği hazırlanmıştır.
  6. Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
  7. Gizlilik sözleşmeleri hazırlanmaktadır. Gizlilik sözleşmeleri kapsamında kişisel verilerin korunmasına ilişkin ayrıca hükümler düzenlenmektedir.
  8. Jengal Yazılım bünyesinde çalışan personellere KVKK Farkındalık Eğitimleri verilmektedir.
  9. Veri Sorumlusu sıfatına haiz Jengal Yazılım ile Veri İşleyen arasındaki Gizlilik Sözleşmeleri hazırlanmaktadır.
  10. İrtibat Kişisi olarak atanan kişi, Aydınlatma Metinlerinde ilan edilmektedir.
  11. Çalışan/Ziyaretçi/Hizmet Alan Kişilere ilişkin Aydınlatma Metinleri hazırlanmaktadır.
  12. Jengal Yazılım bünyesinde çalışan personellerin İş Sözleşmeleri KVKK ile uyumlu hale getirilmektedir.
  13. Kamera Sistemleri bulunan tüm yerlere Kamera Sistemleri Aydınlatma Metinleri tablo şeklinde asılmaktadır.
  14. Jengal Yazılım bünyesinde çalışan personellere ilişkin Bilgisayar Kullanım Talimatları hazırlanmaktadır.
  15. Jengal Yazılım bünyesinde çalışan personellere ilişkin kişisel verilerin saklandığı odalar bakımından Erişim Sınırlaması uygulanmaktadır.
  16. Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  17. Departman bazlı kişisel verileri korumaya yönelik bilgilendirme metinleri ilan edilmektedir.
  18. Kişisel Verileri Koruma Komitesi kurulmuştur.
  19. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  20. İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
  21. Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır